De cele mai multe ori, organizarea unui eveniment business reprezintă o provocare. Pe lângă faptul că implică multă muncă, dedicare și atenție, organizarea conferințelor cere şi respectarea anumitor paşi, reguli de care orice organizator trebuie să ţină cont. Pentru ca evenimentul pe care vrei să îl organizezi să fie însoţit de profesionalism şi succes, îţi prezentăm câteva sfaturi esenţiale.

1. Stabileşte un buget.

Înainte de a planifica evenimentul, trebuie să îţi evaluezi situaţia financiară ca să ştii cu exactitate cât îţi poţi permite să cheltui ca să te încadrezi în bugetul pe care îl deţii. Prin urmare, îţi vei adapta programul şi lista de participanţi situaţiei tale bugetare pentru ca evenimentul să aibă o prestanţă de amploare.

2. Fă o agendă a evenimentului.

Orice eveniment trebuie să se desfăşoare armonios, fără întârzieri sau pauze prea mari care să îi deranjeze pe participanţi. Dese ori, întârzierile sau decalajele de program îi pot plictisi pe spectatori. De aceea, setarea unei agende care să conţină dată, ora evenimentului, numărul de participanţi, momentul speech-ului sau momentul pauzei de masă este foarte importantă pentru organizarea unei reuniuni reuşite.

3. Stabileşte un program.

Organizarea evenimentului de afaceri presupune cunoaşterea amănunţită a intervalelor de speech. Pentru început, este bine să faci o prezentare a evenimentului sau să oferi cuvântul unor invitaţi pentru a ţine discursuri. La fel, este important să stabileşti ordinea şi timpul în care vor evolua speaker-ii pe care i-ai invitat. În cazul în care evenimentul este de durată, s-ar putea să fie nevoie de pauze de cafea.

4. Alege locaţia.

Pentru o atmosferă plăcută, este importantă alegerea unei locaţii potrivite pentru eveniment. Este recomandat să iei în calcul lista participanţilor pentru ca să alegi locul şi spaţiul corespunzător. La fel, trebuie să ţii cont şi de funcţionarea optimă a aerului condiţionat, de suportul de care ai avea nevoie pentru prezentări şi de alte detalii pentru evenimentul tău.

5. Fă publicitate la eveniment.

Organizarea evenimentului înseamnă, înainte de toate, oameni. Oameni care au aceleaşi obiective şi care sunt pe aceeaşi lungime de undă. Dacă ai o listă de invitaţi, este recomandat să faci invitaţii la eveniment cu 3-4 săptămâni înainte. Iar pentru un volum mai mare de participanţi, ai putea lansa o mică publicitate despre eveniment. Una din cele mai populare şi eficiente căi de publicitate este cea de pe reţelele de socializare. Iar pentru un plus de rezonanţă a evenimentului, ai putea invita şi un jurnalist sau un blogger.

Oamenii de succes sunt într-o continuă mişcare.(Conrad Hilton)

Reuşita trebuie hrănita în continuu. În organizarea evenimentului trebuie să ai grijă la detalii, la calitatea informaţiei pe care o furnizezi participanţilor, la oamenii pe care îi inviţi şi la aşteptările pe care le ai. Dacă oamenii pleacă mulţumiţi şi plăcut impresionaţi de la eveniment, înseamnă că ai obţinut succesul!